สารบัญ:
- เตรียมตัวสำหรับการเขียน
- ระบุตัวเอง
- ระบุธุรกิจของคุณอย่างชัดเจน
- สุภาพแม้ว่าคุณจะบ่นก็ตาม
- พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณและตรวจสอบที่อยู่
- พิจารณาใช้จดหมายรับรอง
การเขียนจดหมายที่เหมาะสมไปยังเจ้าของบ้านของคุณไม่แตกต่างจากการเขียนจดหมายธุรกิจประเภทอื่น ๆ จดหมายของคุณควรสื่อสารอย่างสุภาพและสุภาพทั้งเรื่องที่คุณกังวลและการแก้ปัญหาที่คุณหวังไว้ จดหมายที่เขียนอย่างดีสามารถแก้ไขปัญหาใด ๆ ที่คุณอาจมีกับเจ้าของบ้านและอาจปรับปรุงความสัมพันธ์ของคุณ
เตรียมตัวสำหรับการเขียน
การเขียนจดหมายสำคัญถึงใครบางคนจำเป็นต้องมีการเตรียมตัวล่วงหน้า นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีความสัมพันธ์ที่เป็นปรปักษ์กับเจ้าของบ้านของคุณหรือคุณกำลังบ่นเกี่ยวกับปัญหาที่ร้ายแรงและไม่ได้รับการแก้ไข อย่าเขียนเมื่อคุณโกรธ รอจนกว่าคุณจะสงบก่อนเขียน หากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับปัญหาที่ครอบคลุมในสัญญาเช่าของคุณหรือกฎหมายเจ้าของบ้านเช่าของรัฐตรวจสอบทั้งก่อนที่จะเขียน จดหมายของคุณจะถูกโน้มน้าวใจมากขึ้นถ้าคุณสามารถอ้างกฎหมายหรือข้อสัญญาเช่าเพื่อพิสูจน์ความต้องการของคุณ
ระบุตัวเอง
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าของบ้านของคุณรู้ว่าเขาได้ยินจากใครโดยระบุชื่อและที่อยู่ในจดหมายของคุณ หากคุณอยู่ในอาคารหรือคอมเพล็กซ์ที่มีชื่อให้ใช้เช่นกัน หากคุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วจากเจ้าของบ้านให้ระบุหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณและแจ้งให้เจ้าของบ้านทราบเวลาที่ดีที่สุดในการโทรหาคุณ
ระบุธุรกิจของคุณอย่างชัดเจน
อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างชัดเจนและระบุว่าคุณต้องการให้เจ้าของบ้านดำเนินการอย่างไร (ถ้ามี) หากคุณกำลังร้องขอการซ่อมแซมให้ระบุสิ่งนี้ไว้ในจดหมายของคุณและแจ้งให้เจ้าของบ้านทราบว่าจะเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเยี่ยมชมการบำรุงรักษา หากคุณแจ้งเจ้าของบ้านว่าคุณจะไม่ต่ออายุสัญญาเช่าให้อธิบายสิ่งนี้ในประโยคสองสามประโยคแรกจากนั้นแจ้งเจ้าของบ้านถึงวันที่ย้ายออกและที่อยู่ใหม่ของคุณเพื่อให้เขารู้ว่าจะส่งเงินฝากที่ไหน
สุภาพแม้ว่าคุณจะบ่นก็ตาม
มันเป็นเรื่องง่ายที่จะได้รับความผิดหวังกับเจ้าของบ้านที่ไม่สนใจคำขอซ้ำสำหรับการซ่อมแซมหรือปฏิเสธที่จะจัดการกับเพื่อนบ้านที่มีเสียงดัง ถึงกระนั้นก็เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องสุภาพและมีเหตุผล ผู้ให้เช่าของคุณอาจพิจารณาถึงความหยาบคายหรือการเสียดสีเป็นเหตุผลในการเพิกเฉยต่อจดหมายของคุณหรือไม่ต่ออายุสัญญาเช่าของคุณ ใช้แนวทาง "ข้อเท็จจริงเท่านั้น" เมื่อแก้ไขข้อกังวลของคุณและขอมติ
พิสูจน์อักษรจดหมายของคุณและตรวจสอบที่อยู่
ข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนสร้างความเสียหายต่อความน่าเชื่อถือของจดหมายของคุณ ตรวจสอบจดหมายของคุณและอ่านมันออกมาดัง ๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามันจะไหลออกมาดี ขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านจดหมาย เธอสามารถสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณพลาดไปและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับความชัดเจนและเสียงของจดหมายของคุณ
พิจารณาใช้จดหมายรับรอง
จดหมายที่ผ่านการรับรองจะแสดงหลักฐานการส่งจดหมายและหลักฐานการส่งหรือการพยายามส่ง การมีหลักฐานการสื่อสารของคุณจะมีประโยชน์หากสถานการณ์ทวีความรุนแรงขึ้น ในบางสถานที่คุณต้องใช้จดหมายรับรองเมื่อส่งจดหมายบางประเภทไปยังเจ้าของบ้านของคุณ ตัวอย่างเช่นในรัฐแมรี่แลนด์ผู้เช่ามีสิทธิ์ที่จะนำเสนอในการตรวจสอบการย้ายออกของเจ้าของบ้านของเขาหากเขาแจ้งเจ้าของที่อยู่ใหม่ของเขาผ่านทางไปรษณีย์ที่ได้รับการรับรอง 15 วันก่อนที่จะย้าย