Ledgers เป็นเพียงการเรียกใช้บันทึกเครดิตและเดบิต เราใช้บัญชีแยกประเภททุกครั้งที่เราใส่เช็คหรือเงินฝากในสมุดเช็คหรือเงินฝากและถอนในสมุดเงินฝากออมทรัพย์ บางคนเก็บบัญชีแยกประเภทในครัวเรือน คนอื่นเก็บบัญชีแยกประเภทของ บริษัท สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กหรือ บริษัท ต่างประเทศ ถึงแม้ว่าการใช้คอมพิวเตอร์ทำให้งานบัญชีขององค์กรง่ายขึ้น แต่ก็สามารถนำไปใช้กับการเงินในครัวเรือนได้เช่นกัน บัญชีแยกประเภทที่ใช้คอมพิวเตอร์นั้นมีให้ฟรีแวร์หรือแชร์แวร์รวมถึงแพ็คเกจมืออาชีพที่มีให้ซื้อ แท็บเล็ตบัญชีแยกประเภทมีวางจำหน่ายที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานและที่เครื่องเขียนส่วนใหญ่
บัญชีแยกประเภทมีคอลัมน์อย่างน้อยห้าคอลัมน์ที่ใช้สำหรับวันที่รายละเอียดเครดิตเดบิตและยอดคงเหลือ คอลัมน์รายละเอียดใช้สำหรับชื่อของผู้รับเงินหรือแหล่งที่มาของรายได้และบันทึกย่อใด ๆ รายได้หรือค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกในคอลัมน์เครดิตหรือเดบิต (ปล่อยให้คอลัมน์ว่างไว้) และจะมีการป้อนยอดรวมที่ทำงานอยู่ในบรรทัดยอดคงเหลือ คอลัมน์อาจถูกเพิ่มเพื่อระบุรายได้ที่ต้องเสียภาษีหรือค่าใช้จ่ายนำไปหักลดหย่อน บัญชีแยกประเภทควรถูกเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งเดือนขึ้นอยู่กับจำนวนธุรกรรมที่เกิดขึ้น ในตอนท้ายของรอบระยะเวลาเดบิตและเครดิตจะถูกรวมและตรวจสอบยอดคงเหลือตอนจบโดยการเพิ่มเครดิตและลบเดบิตออกจากยอดคงเหลือที่เปิด ยอดคงเหลือสิ้นสุดคือ "นำไปข้างหน้า" เป็นยอดเปิดในบัญชีแยกประเภทสำหรับงวดถัดไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในบัญชีแยกประเภทแต่ละแผ่นของคุณด้วยชื่อ (บัญชีแยกประเภทในครัวเรือนชื่อธุรกิจ) วันที่ของรอบระยะเวลาที่แผ่นงานครอบคลุมและส่วนหัวสำหรับคอลัมน์ หากต้องใช้มากกว่าหนึ่งหน้าเพื่อครอบคลุมช่วงเวลาของกิจกรรมตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายหมายเลขหน้าสำหรับจำนวนทั้งหมดในแต่ละหน้า
บัญชีแยกประเภทถูกใช้โดยนักบัญชีเพื่อจัดทำงบดุลติดตามรายรับและค่าใช้จ่ายสำหรับการคืนภาษีและเตรียมงบประมาณ ในการใช้บัญชีแยกประเภทสำหรับสิ่งนี้พวกเขาจะกำหนดหมายเลขบัญชีสำหรับสินทรัพย์และหนี้สินแต่ละกลุ่ม หมายเลขบัญชีแยกต่างหากอาจมอบให้แก่: รายได้จากแหล่งที่มาแต่ละแห่ง, ค่าเช่า, การจำนองและการกู้ยืมเงิน, สัญญาเช่าคอมพิวเตอร์, ค่าใช้จ่ายในโรงเรียนหรือรายได้หรือค่าใช้จ่ายประเภทใด ๆ ที่คุณอาจต้องการทั้งหมดเมื่อสิ้นปี การกำหนดหมายเลขบัญชีทำให้ง่ายต่อการรวบรวมข้อมูลที่สามารถใช้ในการคำนวณภาษีหรือทำงบประมาณ เมื่อใช้บัญชีแยกประเภทของคุณคุณสามารถเตรียมงบประมาณสำหรับธุรกิจและครัวเรือนของคุณที่สามารถทำนายค่าใช้จ่ายที่คุณควรวางแผนและรายได้ที่คุณคาดหวังได้ แยกบัญชีแยกประเภทสำหรับบัญชีธุรกิจและส่วนตัวเพื่อติดตามเงินและมีบันทึกที่สมบูรณ์สำหรับบัญชีของคุณ