สารบัญ:
สมาคมเจ้าของบ้าน (HOA) เป็นองค์กรที่รับผิดชอบในการดูแลรักษาทั่วไปและการบำรุงรักษาพื้นที่ส่วนกลางในแผนกที่อยู่อาศัย HOA อาจดำเนินการโดย บริษัท จัดการหรือผู้พัฒนาอสังหาริมทรัพย์ แต่โดยทั่วไปแล้วจะถูกส่งต่อไปยังผู้อยู่อาศัยเมื่อการพัฒนาเสร็จสมบูรณ์ HOA จะต้องจัดทำบัญชีทางบัญชีที่สะท้อนค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องประเภทของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแสดงยอดเงินสำรองสำหรับโครงการพิเศษและรายการอื่น ๆ ระบบบัญชีพื้นฐานอาจถูกนำไปใช้โดยไม่มีปัญหามากเกินไป
ขั้นตอน
ซื้อซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะกับ HOA หากคุณยังไม่ได้เป็นเจ้าของซอฟต์แวร์ คุณไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ HOA เฉพาะถ้าคุณมีซอฟต์แวร์บัญชีอื่นอยู่แล้ว Condo Manager และ TOPS เป็นผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่มีความเชี่ยวชาญด้านความต้องการบัญชี HOA ในขณะที่ Quickbooks เป็นซอฟต์แวร์ทางการเงินทั่วไปที่สามารถใช้เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดการบัญชี HOA ขั้นพื้นฐาน ทำแบบฝึกหัดให้สมบูรณ์และอ่านคู่มือที่ให้มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ที่คุณซื้อเพื่อทำความเข้าใจวิธีตั้งค่า HOA ของคุณในระบบ
ขั้นตอน
ให้แน่ใจว่าคุณมีความเข้าใจอย่างดีเกี่ยวกับข้อกำหนดทางบัญชีของ HOA สมาคมสมาคมเจ้าของบ้านแห่งแคลิฟอร์เนียเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อกำหนดพื้นฐานของ HOA
ขั้นตอน
สร้างรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันสำหรับหมายเลขบัญชีของคุณก่อนที่จะเริ่มป้อน ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าบัญชีสินทรัพย์ทั้งหมดจะเริ่มต้นด้วยหมายเลข "1" บัญชีหนี้สิน "2" บัญชีรายได้ "3" บัญชีค่าใช้จ่าย "4" และบัญชีทุน "5."
ขั้นตอน
สร้างบัญชีที่คุณจะใช้ในระบบซอฟต์แวร์ บัญชีสินทรัพย์พื้นฐานที่คุณต้องการคือเงินสดการตรวจสอบบัญชีลูกหนี้ค่าใช้จ่ายรอตัดบัญชีและสินทรัพย์ถาวร สำหรับบัญชีหนี้สินคุณจะต้องมีบัญชีเจ้าหนี้รายได้รอตัดบัญชีและสินเชื่อ บัญชีรายได้จะรวมถึงค่าธรรมเนียมและรายได้ดอกเบี้ย บัญชีสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่จะเป็นค่าสาธารณูปโภค, ประกัน, การบำรุงรักษา, การดูแลรักษา, ดอกเบี้ย, ค่าธรรมเนียม, ภาษีและค่าใช้จ่ายการสำรอง ในที่สุดรายได้สะสมและทุนสำรองจะประกอบด้วยบัญชีทุน ทุก ๆ HOA มีความต้องการเฉพาะ แต่รายการบัญชีนี้ให้พื้นฐานที่มั่นคงในการเริ่มทำธุรกรรมและสามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีการเงินของ HOA หรือทั่วไป
ขั้นตอน
ทำรายการยอดคงเหลือเปิดในระบบซอฟต์แวร์ใหม่ของคุณ รายการนี้ทำก่อนที่จะสร้างรายการมาตรฐานของคุณทุกวันก้าวไปข้างหน้า รายการนี้ไม่ควรรวมบัญชีรายได้หรือค่าใช้จ่ายใด ๆ ตัวอย่างเช่นหาก HOA มีเงิน $ 1,000 ในธนาคารจากเจ้าของบ้านคนก่อนหน้ารายการจะถูกหักจากการตรวจสอบ $ 1,000 และเครดิตสำหรับรายรับที่เก็บไว้สำหรับ $ 1,000 ณ จุดนี้คุณมีงบดุลเปิดและพร้อมที่จะเดินหน้าบันทึกกิจกรรมรายวัน
ขั้นตอน
ป้อนหมายเลขงบประมาณของคุณสำหรับบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายแต่ละบัญชี วิธีสร้างหมายเลขงบประมาณจะขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ โดยปกติการกำหนดงบประมาณจะต้องสร้างบัญชีแยกประเภทแยกต่างหากจากบัญชีที่คุณใช้เพื่อบันทึกกิจกรรมประจำวันของ HOA อ่านหัวข้อที่เกี่ยวข้องในคู่มือซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อทำความเข้าใจข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับการสร้างงบประมาณในระบบซอฟต์แวร์ของคุณ
ขั้นตอน
เรียนรู้วิธีเรียกใช้รายงานพื้นฐานที่จัดส่งพร้อมกับซอฟต์แวร์ของคุณ รายงานพื้นฐานที่สุดคืองบดุลงบกำไรขาดทุนงบกระแสเงินสดและงบประมาณเทียบกับตามจริง ควรมีซอฟต์แวร์ทางการเงินใด ๆ ที่คุณใช้