สารบัญ:
ในช่วงระยะเวลาของความสัมพันธ์ของพนักงานกับนายจ้างอาจต้องมีการจัดประเภทสถานะภาษีใหม่ บ่อยครั้งที่ธุรกิจจะจ้างคนงานตามสัญญา หากความสัมพันธ์เป็นปกติและต่อเนื่องธุรกิจอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนคนงานจากผู้รับเหมาอิสระเป็นพนักงานเงินเดือน ความล้มเหลวในการจำแนกคนงานในฐานะพนักงานอย่างถูกต้องและการจ่ายภาษีเงินเดือนที่ต้องการอาจทำให้ บริษัท ได้รับโทษ เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งนายจ้างและลูกจ้างมีหน้าที่รับผิดชอบบางประการ
ขั้นตอน
ทบทวนแนวทางการบริการสรรพากรเกี่ยวกับเวลาที่คนงานควรได้รับการปฏิบัติในฐานะพนักงานมากกว่าผู้รับเหมาอิสระ (ดูทรัพยากร 1) ระบุผู้รับเหมาทั้งหมดที่ทำงานให้กับคุณที่จะได้รับ 1,099 เมื่อสิ้นปีภาษีและต้องเปลี่ยนเป็น W-2 ภายใต้แนวทางเดียวกัน
ขั้นตอน
แจ้งผู้รับเหมาเป็นลายลักษณ์อักษรถึงความจำเป็นเร่งด่วนในการแปลงเขาเป็นพนักงานและข้อมูลประจำตัวที่คุณต้องมีผลการเปลี่ยนแปลงนี้ จัดทำเอกสารวันที่และเวลาที่บันทึกเหล่านี้ถูกสร้างขึ้นในไฟล์ของพนักงาน ใช้ใบเสร็จรับเงินที่ได้รับการรับรองโดยไปรษณีย์เพียงพอหากคุณส่งหนังสือแจ้งทางไปรษณีย์ เก็บใบเสร็จรับเงินที่ประทับตราโดยบริการไปรษณีย์ของสหรัฐอเมริกาในบันทึกของคุณเป็น "หลักฐานการส่งจดหมาย" ทางกฎหมายของคุณ
ขั้นตอน
ตั้งค่าไฟล์พนักงานใหม่ในฐานข้อมูลพนักงานและระบบบันทึกของคุณ จำแนกผู้รับเหมาที่ได้รับการเปลี่ยนเป็นเงินเดือนการยกเว้นเงินเดือนหรือไม่ได้รับการยกเว้นรายชั่วโมงขึ้นอยู่กับงานที่เกี่ยวข้องและระดับความรับผิดชอบที่พนักงานจะได้รับ ใช้คอมพิวเตอร์และการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตของคุณเพื่อตรวจสอบแนวทางปฏิบัติด้านแรงงานของสหรัฐอเมริกาตามกฎหมายมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (ดูทรัพยากร 2)
ขั้นตอน
ตั้งค่าตารางการจ่ายเงินให้สอดคล้องกับประเภทของการจัดประเภทพนักงานปกติที่ผู้รับเหมาจะกลายเป็น สร้างทริกเกอร์สำหรับการจ่ายค่าล่วงเวลาหลังจากทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หากพนักงานใหม่ต้องทำงานเป็นพนักงานรายชั่วโมง
ขั้นตอน
กำหนดให้พนักงานใหม่กรอกแบบฟอร์ม W-4 โดยให้ข้อมูลส่วนบุคคลและการยกเว้นภาษีที่จะคำนวณเมื่อกำหนดภาษีหัก ณ ที่จ่ายเงินเดือน ป้อนพนักงานใหม่ลงในฐานข้อมูลพนักงานของคุณและระบบจับเวลาตามต้องการ
ขั้นตอน
สร้างแบบฟอร์ม W-2 ที่สมบูรณ์สำหรับพนักงานใหม่ก่อนวันที่ 31 มกราคมสำหรับปีภาษีก่อนหน้านี้ที่รายงานค่าจ้างภาษีหัก ณ ที่จ่ายและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็นในแบบฟอร์ม ส่งสำเนาสี่ชุดให้กับพนักงานสำหรับข้อกำหนดการยื่นภาษีต่างๆ เก็บสำเนาหนึ่งชุดสำหรับบันทึกธุรกิจของคุณและส่งสำเนาหนึ่งชุดไปยังสรรพากรเซอร์วิสและหน่วยงานด้านภาษีของรัฐหรือเทศบาลหากมี