รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับวาระการประชุม

วัตถุประสงค์ของวาระการประชุมคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมมีความคิดว่าที่การสนทนาจะมุ่งหน้าไปที่ใด นอกจากนี้ยังมีกรอบเวลาเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าการประชุมจะจบลงเมื่อใด สร้างเทมเพลตวาระการประชุมอย่างรวดเร็วในรูปแบบที่ถูกต้องเพื่อให้สิ่งที่คุณต้องทำคืออัปเดตเทมเพลตแต่ละเซสชัน

รูปแบบรายการ

เมื่อเขียนวาระการประชุมคุณต้องจัดรูปแบบในรายการตัวเลขและตัวอักษรตามลำดับเหตุการณ์ รูปแบบมาตรฐานมีคำว่า "วาระ" ที่ด้านบนของหน้า ภายใต้ "วาระ" ให้เขียนชื่อ บริษัท วันที่และเวลาของการประชุม แต่ละรายการหลักในระเบียบวาระการประชุมจะดำเนินการด้วยตัวเลขหรือตัวเลขโรมันดังนี้: "I. Introduction, II. Correspondence" ในแต่ละหมวดหมู่หลักให้เพิ่มคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมจากตัวอักษรตามลำดับตัวอักษร นี่คือตัวอย่าง: "a. คำแนะนำทั่วไป, b. คำนำของสมาชิกใหม่" ทำตามลำดับนี้สำหรับรายการและรายละเอียดของวาระทั้งหมด

เค้าโครง

โครงร่างพื้นฐานสำหรับวาระการประชุมคืออันดับแรกการแนะนำตามด้วยรายงานการประชุมก่อนหน้า (การบรรยายและการอนุมัติ) รายงานธุรกิจใหม่รายการสนทนา (ตามลำดับความสำคัญ) และการปิด นี่เป็นแนวทางพื้นฐานสำหรับวาระการประชุม - แน่นอนคุณสามารถเพิ่มรายการของคุณเองตามลำดับที่คุณต้องการ

การประมาณเวลา

คุณควรรวมเวลาโดยประมาณสำหรับแต่ละรายการในวาระการประชุมของคุณ ใช้ช่วงเวลาเป็นนาทีหรือชั่วโมงโดยใช้การประมาณการที่สมจริง รัฐสภาของการประชุม (โดยปกติจะเป็นเลขานุการหรือผู้จัดการ) จากนั้นสามารถใช้แนวทางเหล่านี้เพื่อติดตามการประชุม ตัวอย่างเช่นคุณอาจเพิ่ม "3 นาที" ถัดจากรายการโฆษณาแนะนำและ "15 นาที" ใต้รายการแต่ละรายการเพื่อการอภิปราย

ความรับผิดชอบ

นอกเหนือจากการประมาณเวลาการประชุมยังรวมถึงชื่อของบุคคลที่รับผิดชอบในการนำการอภิปรายแต่ละครั้ง หากคุณหรือผู้จัดการเป็นคนเดียวที่วางแผนที่จะดำเนินการประชุมสิ่งนี้ไม่จำเป็น แต่ถ้าคุณมีสมาชิกในทีมที่แตกต่างกันมอบหมายให้แต่ละงานในวาระการประชุมรวมถึงชื่อ ตัวอย่างเช่นหากเลขานุการให้รายงานรวมชื่อของเธอไว้ถัดจากรายการนั้นในรายการ